Katere podatke mora delodajalec vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa?

V Zakonu o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), Državni zbor Republike Slovenije ga je sprejel na seji dne 21. aprila 2023, so razširili nabor podatkov, ki jih mora delodajalec vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa. 

»18. člen (evidenca o izrabi delovnega časa) 

(1) Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:

1. podatke o številu ur,
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
3. opravljene ure v času nadurnega dela,
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

(2) Ne glede na prejšnji odstavek lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, podatek iz 12. točke prejšnjega odstavka vpisuje tedensko.«

V primerjavi z zakonom iz leta 2006 novosti v točkah od 8 do 12

Novost na podlagi ZEPDSV-A predstavljajo zgolj podatki, ki so navedeni v točkah od 8 do 12, obveznost dnevnega vpisovanja podatkov v točkah od 1 do 7 pa obstaja že na podlagi ZEPDSV, ki je začel veljati 29. aprila 2006 in o katerem smo pisali v blogu Evidenca o izrabi delovnega časa je v Sloveniji v veljavi od 2006. 

Tekoči seštevek ur v tednu, mesecu, letu, lahko delodajalec vpisuje tedensko

Pomembna informacija je, da podatek iz 12. točke spremenjenega prvega odstavka 18. člena ZEPDSV (tj. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa), lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, vpisuje tedensko. Z optimizirano uporabo sistema za elektronsko vodenje evidence delovnega časa učinkovito sledimo in urejamo delovne ure zaposlenih, kar prispeva k transparentnosti, natančnosti in uspešnemu upravljanju delovnega časa v organizaciji.

Za katere osebe je delodajalec dolžan voditi evidenco o izrabi delovnega časa?

Ob tem na ministrstvu dodajajo, "da je po presoji vprašanja, za katere osebe je delodajalec dolžan voditi evidenco o izrabi delovnega časa, v naslednjem koraku smiselno, da delodajalec presodi, ali v primeru določene osebe vpis katerega od podatkov iz 3. člena ZEPDSV-A ni relevanten, ker zaradi specifične konkretne situacije opravljanja dela oziroma pravne podlage opravljanja dela ta niti ne nastane, pri čemer mora evidenca o izrabi delovnega časa pri delodajalcu pravilno izkazovati nastalo dejansko stanje."

"Evidentiranje ne posega v možnosti organiziranja delovnega procesa"

Evidentiranje izrabe delovnega časa ne posega v možnosti organiziranja delovnega procesa oziroma razporejanje delovnega časa, kar je predmet druge zakonodaje. "Razporeditev delovnega časa in možnosti fleksibilne organizacije delovnega časa so zakonska vsebina ureditve v ZDR-1 kot splošnem predpisu na področju delovnih razmerij in jasno je treba poudariti, da ZEPDSV oz. ZEPDSV-A ne posegata v to vsebino," še pravijo na Ministrstvu za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.