V okvira dela, ki ga opravljamo, se ljudje pogosto srečujemo z več različnimi nalogami in projekti, ki jih je potrebno opraviti. Morda niste vedeli, vendar je dokazano, da ljudje delujemo tako, da delo opravimo približno v takem časovnem roku, kot si ga določimo, ne glede na to, če bi ga v osnovi potrebovali manj. Na primer, če za opravljanje neke naloge namenimo šest tednov, bomo ne glede na to, ali lahko delo dokončamo hitreje, podzavestno končali ob koncu 6 tednov.
S preverjeno tehniko do boljših rezultatov
Z namenom preprečitve neproduktivnega dela in zavlačevanja je smiselno implementirati tehniko, imenovano »timeboxing« ali določanje časovnega okvira, ki lahko bistveno pomaga izboljšati učinkovitost zaposlenih.
Timeboxing je preprosta tehnika upravljanja s časom, ki vključuje vnaprejšnjo dodelitev fiksne, največje količine časa za določeno dejavnost. Zaposleni dobijo nalogo, da opravljajo izbrano dejavnost v tem določenem časovnem obdobju in nato prenehajo z delom, ko se čas izteče. Vodje v zaključni ocenijo, ali so bili načrtovani cilji doseženi in lahko temu primerno prilagodijo nadaljnjo strategijo.
Pri načrtovanju in razporejanju delovnega časa vam lahko bistveno pomaga tudi aplikacija MojeUre , ki med drugim omogoča zelo učinkovito planiranje in razporejanje delovnih ur.
Kako v svojem podjetju implementirate časovni okvir?
Na splošno lahko izberete katero koli opravilo, ki ga želite, in mu dodelite časovni okvir. Nekatere naloge so še posebej primerne za to, da preizkusite učinkovitost tehnike, in sicer:
- Naloge, za katere zaposleni nimajo motivacije. Običajno so to obsežne naloge, ki bodo zahtevale veliko časa in truda.
- Naloge, za katere podjetja ne želijo porabiti preveč časa. To so običajno nujne, a neprijetne naloge.
- Zapletene naloge. To so pogosto večji projekti, ki jih je mogoče razdeliti na vrsto manjših nalog.
Določite, kaj želite doseči z nalogami
Ko podjetje izbere naloge, pri katerih želi uporabiti časovni okvir, mora razmisliti o tem, kaj bi radi z njimi dosegli in v kakšnem času. Odločite se, kdaj se bo naloga začela in končala, in ocenite, koliko zaposlenih potrebujete, da jo dokončajo v danem časovnem okviru.
Beležite porabljen čas
Pomembno je, da zaposleni dosledno zabeležijo delo, ki ga opravijo, in čas, ki ga za posamezno nalogo porabijo. S pomočjo aplikacije MojeUre bo postopek preprost in enostaven.
Ocenite rezultate
Ko je doseženo končno obdobje časovnega okvira, je čas, da vodje ocenijo, kaj so zaposleni dosegli. Če so dosegli vse začrtane cilje, lahko nadaljujejo z naslednjo nalogo. Če cilji še niso izpolnjeni, boste morda želeli določiti še en časovni okvir, da dokončate delo.
Kakšne prednosti prinaša uporaba časovnega okvirja?
Na splošno tako imenovan timeboxing prinaša številne prednosti na delovnem mestu. V vsakem podjetju vedno obstajajo naloge, ki se jih zaposleni ne veselijo. Če jim dodelite kratka časovna obdobja, da jih uredijo, bodo bolj motivirani in bodo enostavneje opravili nalogo.
Tehnika določanja časovnega okvira olajša razčlenitev projektov in omogoča pravočasno dokončanje vsakega posameznega dela. Če imajo v mislih jasne cilje, se zaposleni lažje osredotočijo na naloge, ki so jim dane, kar jim omogoča učinkovitejše delo in povečanje celostne produktivnosti podjetja.
Timeboxing lahko podjetjem pomaga spremljati napredek dela, saj ohranja preproste časovne okvire z določenimi začetnimi in končnimi datumi ter postavljenimi cilji. Opravila, ki zaostajajo, je mogoče zlahka opaziti in zaposlene prerazporediti, da pomagajo pri obremenitvah.
Vse objave